La importancia de la gestión de procesos en tiempos de pandemia

La importancia de la gestión de procesos en tiempos de pandemia

La pandemia nos ha mostrado que los seres humanos somos vulnerables y dependemos de la interacción con otras personas, pero no sólo eso, sino también que es muy importante tener una correcta adaptación a cada una de las situaciones que se nos presentan a lo largo de la vida. En paralelo, las organizaciones son entidades que requieren interacción de manera directa, con sus proveedores y sus clientes, así como de forma indirecta con las diversas audiencias en las que se involucra para subsistir, lo cual representa un reto en tiempos como el presente dadas las restricciones que se impusieron a todas las actividades comerciales.

Sin embargo, en el ámbito empresarial, el aprendizaje más doloroso que enfrentamos fue que las compañías que no realizaron una adecuada optimización de recursos, ni una correcta adaptación a la nueva realidad, dejaron de existir, exponiendo así una de las más grandes áreas de oportunidad que puede tener una empresa: la gestión de los procesos.

El área de gestión de procesos es la encargada de darle a cada uno de los departamentos de la organización, los mecanismos necesarios para optimizar sus recursos y con ello, lograr los objetivos planteados, tanto de manera interna, con los shareholders, como de manera externa, con los stakeholders. Su importancia reside en hacerle frente a los momentos de crisis, dándole una adecuada estructura a las operaciones empresariales y manteniendo los más altos estándares de calidad establecidos, los cuales no deben verse comprometidos por ninguna circunstancia por muy adversa que parezca.

Seis acciones clave en la gestión de procesos

Cuando nos encontremos en una situación de toma de decisiones de procesos, es de gran ayuda hacernos las siguientes preguntas, en diversos contextos, para trazar los cursos de acción correspondientes:

  1. Hacer un correcto mapeo de necesidades de la empresa, nos llevará a la respuesta de “¿qué se hará respecto a esto?”
  2. Identificar el inicio y el fin de los procesos, nos permitirá tener claro el “¿por qué?” de lo que se está realizando.
  3. Asignar las tareas apropiadas a cada uno de los colaboradores, nos permitirá respondernos el “¿quién lo hará?” sin duplicidad de esfuerzos o cargas excesivas de trabajo.
  4. Realizar una vigilancia constante de los procesos nos permitirá saber el momento adecuado para hacer una intervención, lo cual nos guiará a responder el “¿cuándo se hará?”
  5. Llevar a cabo la supervisión de las entradas y salidas de los procesos, nos posibilitará responder el “¿dónde se hará?” para su correcto funcionamiento.
  6. Tener conocimiento de todos los recursos con los que cuenta la empresa será de gran utilidad para realizar un correcto destino de estos y respondernos el “¿cómo se hará?”, lo cual es la integración de todas las respuestas anteriores.

Asimismo, no debemos de olvidar que las crisis deben ser utilizadas como trampolines de oportunidad, lo cual, aunque parezca complicado, permitirá desarrollar procesos sostenibles con el paso del tiempo en cualquier tipo de escenario que se nos presente.

Por último, es importante mencionar que realizar una gestión de procesos no garantiza que la empresa no experimentará circunstancias adversas, pero realizar una supervisión cuidadosa puede ser determinante para una eficiente resolución de problemas y asegurar que se tiene la preparación necesaria para hacer los ajustes requeridos en el camino. Sin embargo, al no existir la gestión de procesos, nos acerca a tener errores, pérdidas importantes de recursos y esto desencadenará en la falla rotunda de los objetivos.

Visme

Ana Reyes es Licenciada en Administración de Empresas con especialidad en Mercadotecnia y Maestra en Administración de Negocios Internacionales por la Universidad Nacional Autónoma de México. Es experta en Gestión de Procesos Empresariales e Industria Automotriz.